Оцифровка памяти. «Нам предложили выкупить записки краеведа за мотоцикл»

Всю деловую переписку и межведомственный документооборот переводят в цифровой формат, это перспективное направление даже вписали в один из национальных проектов. В преобразовании процессов взаимодействия и хранения информации архивной отрасли отвели большую роль. Во многих жизненных ситуациях, включая подтверждение социальных статусов, исторических фактов, научную деятельность, генеалогические исследования, верят только справкам из архива.

О том, что ждёт отрасль в будущем, корреспонденту «АиФ в Омске» рассказала начальник архивного управления министерства культуры Омской области, кандидат исторических наук Галина Растягаева.

Флешка вместо бумаги

Наталья Корнеева, корреспондент «АиФ в Омске»: Галина Ивановна, что будет с архивами через сто лет?

Галина Растягаева: Не возьму на себя роль предсказателя: то, что произойдёт с архивами в цифровую эпоху, через сто лет, мы и узнаем через сто лет. Другое дело, что мы этим озадачены сейчас. В октябре этого года проходил совет по архивному делу, а это высший совещательный орган архивной отрасли всероссийского масштаба, и мы там предметно обсуждали вопросы организации делопроизводства и архивного дела в условиях перехода на электронный документооборот. В России на протяжении последних лет 15-ти планомерно идёт эта работа, проводится она и в Омской области. Касается это органов власти и местного самоуправления, ведущих организаций, которые между собой обмениваются информацией в системах электронного документооборота.

Мы как архивисты понимаем, что этот новый путь, как всегда, чреват какими-то неожиданностями и проблемами. Когда в 2004 году в регионе была создана концепция перехода на электронный документооборот, мы, если честно, побаивались этих новаций и предостерегали структуры, которые претворяли в жизнь эти новации, от необдуманных решений а-ля: «Долой бумагу» и «Теперь все только в электронном формате». Небеспочвенные опасения архивистов, а также негативный опыт утраты важных информационных массивов вследствие отказа от бумажных носителей, и не только наш отечественный, но и зарубежный, привели к появлению очень значимых, особенно в переходный период, законодательных норм: документы, относящиеся к категории постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет), оставлять в привычном, бумажном, виде.

- Что это за документы?

– Это правоустанавливающие, организационно-распорядительные, информационно-аналитические документы, документы по личному составу, ведение которых в бумажном формате закреплено соответствующими законодательными и нормативными актами. Кстати сказать, перечни документов, которые должны быть обязательно на бумажном носителе, со временем сужаются, а электронных документов, наоборот, расширяется. И эти изменения, буквально, происходят у нас на глазах: то, что прежде привозилось в архивы целыми машинами, теперь будет умещаться на нескольких дисках.

В частности, один из наших крупнейших поставщиков информации о развитии региона, Омскстат, уведомил нас, что с 2019 года большая часть их архивного фонда переведена в электронный формат. Для этого разработан и утверждён регламент, определен носитель и порядок хранения.

- А что делать с информацией, которой много в виртуальном пространстве?

- Что касается обилия той информации, которая находится в виртуальном пространстве, и не оседает на привычные нам «папирусы», здесь, конечно, вопросов больше, чем ответов. Я не знаю, насколько безграничны виртуальные облачные хранилища, но пока Интернет нам помогает. Если нам что-то нужно найти, мы это можем сделать в один клик.

Но всё быстротечно, может, через десять лет всё будет по-другому, придумают что-то новое. К слову сказать, те технологии, которые обеспечивают накопление и хранение данных в виртуальном пространстве, не относятся к компетенции архивной отрасли в нашем, сегодняшнем понимании данного сегмента.  Задача архивов – сохранить исторически значимую информацию на том носителе, на котором она создана. Архивы хранят  рукописные и печатные тексты разных эпох, запечатленные на самых  в некоторых носителях информации, вплоть до берестяных грамот. У нас есть такое понятие, как вечное хранение. Но вместе с тем мы понимаем, что ничего вечного не существует. Тем не менее архивы будут прилагать все усилия по сохранению письменного наследия на протяжении длительных периодов времени, исчисляющимися столетиями.  

- А существует ли порядок утилизации?

- Конечно, мы же не храним всё подряд. В организациях есть свой  документооборот, некоторые документы хранятся год и два, другие более длительный отрезок времени. Например, срок хранения документов по личному составу  50 лет. Существует порядок, согласно которому в организациях отбираются дела, подлежащие  постоянному хранению и длительному хранению, а дела с истекшим сроком хранения вносятся в акт и уничтожаются.   Раньше в организациях после проведения процедуры сортировки дел – «вот это храним дальше, а это выбрасываем», образовывались целые горы папок временного хранения, которые было необходимо утилизировать. Но сейчас организации имеют право не выводить документы временного срока хранения на бумагу, а проводить процесс утилизации в системе электронного документооборота посредством чистки файлов с информацией, не имеющей исторической ценности и утратившей  практическую значимость. Специалисты, успевшие поработать в прежние времена, до перехода на электронный документооборот, уже на себе ощутили удобства данных нововведений.

- А есть у архива такое понятие, как ёмкость?

- Чтобы у архива да было что-то не подсчитано! Есть такой термин - «степень загруженности хранилища». Каждые три года по всей России проводится так называемая паспортизация архивов, где просчитывается, сколько всего хранится, в каких условиях. В Омской области имеется один государственный архив – Исторический архив Омской области, документы которого хранятся в нескольких специализированных зданиях. На данный момент корпус Исторического архива на улице Третьяковской, где хранятся документы по личному составу, заполнен на 45-50%. Загруженность главного корпуса учреждения, на улице Красный путь – на 70-75%. Ежегодный прирост документов составляет в среднем  15-20 тысяч дел постоянного хранения и 5-10 дел по личному составу.

- Архивная служба – это сколько учреждений по области?

- Всего 35 учреждений – Исторический архив Омской области и его филиал в г. Таре и 33 муниципальных архива, один из которых находится в г. Омске, остальные в районах Омской области.

- Это один - два человека?

- Вы имеете ввиду муниципальные архивы? По-разному, но точно не один человек, потому что работы много. И нужна взаимозаменяемость. В муниципалитетах хранятся документы по личному составу колхозов, совхозов, сельхозпредприятий, которых сейчас нет. Нужны, например, справки о подтверждении стажа для пенсионного фонда, а где их взять? В архиве. Иногда они располагаются в отдельно стоящих зданиях, иногда с какими-нибудь учреждениями.

- Существуют ли в архивах других субъектов РФ центры, подобные нашему по изучению истории Гражданской войны?

- Таких центров нет. Это бренд региона. Не случайно, когда отмечали 100-летие государственной архивной службы России, то в буклете с достижениями отрасли наш центр был отмечен отдельно, как новаторский.

Купить архив Колчака

- Кто сейчас пользуется архивами?

- В читальные залы Исторического архива приходит в среднем 30-40 человек в день. Среди них  учёные, исследователи, а основная масса – те, кто занимается практической генеалогией. Приходят также представители организаций, для поиска и подтверждения той или иной информации, например юбилейной даты. Это, кстати, частое явление: под юбилей организации нужно получить финансирование, но для этого необходимо документальное подтверждение.

Но  бывает и так – точные  данные не находятся и приходится устанавливать факты на основании косвенных данных. А порой  по одному и тому же объекту, событию находятся различные, порой противоречивые данные. У нас даже с Омской областью есть разные данные по дате образования. В само понятие «область» вкладывался разный смысл в разное время, и поэтому мы имеем несколько дат образования Омской области: 1823 год, 1934 год…

- Как к вам попадают семейные архивы?

- По-разному. Некоторые «держатели» ценных коллекций приносят свои ценности сами, за некоторыми архивисты «охотятся» на протяжении многих лет.  Это целое направлений архивной работы,  методику которой в двух словах не рассказать.  С 2010 года проводим конкурс на лучший семейный архив, и это также один из источников пополнения архивов документами личного происхождения. Как правило, личные архивы поступают в архивы на безвозмездной основе.  Был бы у нас бюджет, то и приобретали бы.

- Например, архив Колчака?

- Конечно! Перед аукционом мы переживали, нам хотелось, чтобы он цельным собранием поступил в Россию. Сейчас понимаем, что вряд ли Омску что-то достанется, у нас нет оснований ожидать этого. С другой стороны, по большому счету, где будет храниться это ценное собрание,  не так уж важно. Главное, что оно сохранено и будет открыто для использования.

У нас в Большеречье проходят Аношинские чтения. Это был известный краевед, собравший ценный личный архив. Когда его не стало, наследники отказались передавать документы бесплатно и предложили выкупить архив за мотоцикл. Увы, у областного и районного архивов денег на выкуп архива не было и ценнейшие материалы вместо архива попали…в сарай. Через некоторое время, слава богу, разум возобладал, документы переместились в более благоприятные условия, и сейчас наследие Василия Аношина хранится в Большереченском муниципальном  архиве, и полноценно используется.

Архивная дружба

- Под эгидой архивной службы региона проводится всероссийская научно-практическая конференция «Гражданская война на востоке России: взгляд сквозь документальное наследие». Очень мощное мероприятие и по составу участников и по темам, которые обсуждаются.

- Это наше «фирменное» мероприятие: архивная служба Омской области имеет свои давние традиции, а основу её заложил Николай Горбань. Он для нас как Андрей Фёдорович Палашенков для краеведов. Дружил с Дравертом. В Омске оказался как враг народа: был арестован в 1930-х годах у себя на Украине, и долгие годы провёл в Сибири. Он интересовался Гражданской войной, изучая газетные публикации, историей сибирских народов и историей церкви. Многие из его работ перепечатывали столичные «Правда» и «Известия». Он составил и издал путеводители по архивам Тобольска, Алма-Аты, Омска, справочники и обзоры фондов Омского архива.

- Когда-то мы были единым государством. А сейчас архивные службы дружат?

- Нам ближе Казахстан, наш Омский регион включён в состав международной комиссии по сотрудничеству в области архивов. Это координационный совет, уже состоялись две встречи. Мы обсудили работу по подготовке совместного сборника документов «Казахстан в годы Великой Отечественной войны», издание которого планируется к 75-летию Победы, а также вопросы организации в России в 2020 году историко-документальной выставки «Байконур».

- Хранятся ли в Историческом архиве Омской области секретные документы?

- Всего в архиве насчитывается около 2 млн единиц хранения, из них 7000 секретных. Работает в регионе межведомственная комиссия по рассекречиванию документов, которая тщательно исследует документы, прежде чем перевести их на открытое хранение или продлить им срок засекречивания. Главное правило: любое распространение документов не должно навредить ни государству в целом, ни отдельно взятому гражданину в частности!