Как подтвердить законность решений, принятых органами управления ООО?

«В России общество с ограниченной ответственностью (ООО) одна из самых популярных форм организации бизнеса. Предполагается, что несколько участников (или один) создают компанию с уставным капиталом не менее чем 10000 рублей, определяют размер доли каждого участника в нем, ведут коммерческую деятельность, получают прибыль и делят ее в соответствии их долями в уставном капитале. Создаются и функционируют такие общества достаточно свободно.

Однако в последние годы тенденцией правового регулирования деятельности ООО является расширение сферы участия нотариуса в работе обществ. Обязательные нотариальные действия призваны обеспечить законность и стабильность гражданско-правового оборота их хозяйственной деятельности. Видно, что наибольшие усилия государства направлены на защиту корпоративных прав участников ООО, и это на сегодняшний день обусловило необходимость нотариального удостоверения практически всех сделок купли-продажи или иных сделок по отчуждению своих долей участниками общества.

Вместе с тем, другим важнейшим направлением по защите нотариусом корпоративных прав является участие нотариуса в принятии решений общими собраниями или единственным участником общества.

Основное правило такое – все решения общего собрания должны быть удостоверены у нотариуса. Такая жесткая регламентация направлена, прежде всего, на предотвращение конфликта интересов участников и фальсификации решений ООО. И действительно, когда нотариус устанавливает личности участников общего собрания, проверяет их полномочия на принятие решений, фиксирует принятые решения в специальном свидетельстве, один экземпляр которого остается в архиве нотариуса, то возможность их подделать практически исключается.

С другой стороны, законодатель дает возможность участникам ООО выбрать и иной, альтернативный, способ подтверждения принятых решений. Тут возможны два варианта: либо 1) закрепление этого выбора в отдельном решении, удостоверенном нотариусом, либо 2) включение такого положения в устав. Подчеркнем, что хотя бы первое решение о выборе способа или утверждении новой редакции устава требует обязательного участия нотариуса.

Более предпочтительным видится второй вариант, а именно внесение соответствующих правил в устав. И здесь уместно было бы подчеркнуть удобство применения типовых уставов для ООО, текст которых закреплен в приказе Минэкономразвития России. И, исходя из конкретных условий и потребностей бизнеса, можно выбрать устав, где, например, решения общего собрания подтверждаются путем подписания протокола общего собрания всеми участниками, принявшими участие в соответствующем общем собрании (типовой устав № 20).

На практике можно встретить такие случаи, когда один гражданин создает организацию, является ее единственным владельцем и бессменным руководителем много лет. При этом большинство уставов устанавливают определенный срок полномочий директора, а это означает, что указанные полномочия должны продляться. И ранее участник продлял эти полномочия, принимая решение фактически о самом себе в простой письменной форме. Теперь же даже такие решения необходимо удостоверять у нотариуса, что иногда вызывает удивление – «зачем у нотариуса, конфликта интересов же нет?». Однако, не вдаваясь в подробности изменений правовых подходов к рассматриваемым нормам, сегодня можно однозначно сказать, и это нашло отражение в законе, что и решения и общего собрания, и единственного участника, подчиняются общим правилам о нотариальном заверении.

Отдавая должное закрепленной в законодательстве возможности вести дела в компании просто и свободно, выбрав альтернативный способ подтверждения принятых решений, отметим, что участие нотариуса в принятии решений органами управления ООО как раз позволяет избежать существенных рисков, ведь составление документов в простой письменной форме сопряжено с достаточно высокой степенью вероятности их подделки. В нашей практике встречаются случаи, когда бизнесмен, даже являясь единственным участником общества, за удостоверением каждого решения обращается к нотариусу, объясняя нежелание избирать альтернативный способ опасением, что без его ведома мошенники могут сменить генерального директора, зарегистрировать изменения в ЕГРЮЛ и получить доступ к счетам компании. И такой подход можно только приветствовать, поскольку он обеспечивает безопасность деятельности компании.

Подчеркнем еще два важных момента, во-первых, в законодательстве установлены случаи, когда нотариальное удостоверение требуется, независимо от выбора альтернативного способа подтверждения решения, например, увеличение уставного капитала, а во-вторых, следует знать о последствиях несоблюдения формы решений - решения очных собраний участников обществ, не удостоверенные нотариусом, если иной способ удостоверения не предусмотрен, являются ничтожными.

Во избежание проблем, связанных с законностью деятельности ООО, можно обратиться в любую нотариальную контору за консультацией, в ходе которой нотариус даст оценку учредительным документам ООО и посоветует, какой вариант действий лучше выбрать», -  рассказала помощник нотариуса, кандидат юридических наук Наталья Соколова.